Como criar uma Ordem de Serviço

Uma ordem de serviço (OS) é um documento formal emitido no âmbito de uma empresa no qual são descritas todas as informações referentes a um serviço por ela prestado.

Quando uma empresa planeja executar um serviço (seja por requisição de um cliente, por força de um contrato ou qualquer outra causa), é formulada uma ordem de serviço que deverá conter todas as informações necessárias à realização da atividade.

A ordem de serviço pode estar relacionada a um serviço externo (prestado a um cliente) ou a um serviço interno (prestado dentro da própria empresa).

Abaixo veremos como criar uma Ordem de Serviço através do Sistema iCom

Criação de Ordem de Serviço (OS) no Sistema iCom

Na aba de serviços do iCom, temos a opção de criar ou consultar Ordens de Serviço pela barra de atalhos ou através da coluna de serviços (marcados em vermelho). Para criar uma nova Ordem de Serviço:

  1. Clique na aba “Serviços
  2. Clique no botão “Ordem de Serviço”

Será exibida a janela de criação da Ordem de Serviço. O sistema iCom disponibiliza vários campos, para que a Ordem de Serviço seja o mais detalhado possível, separando as informações de acordo com sua finalidade. Abaixo veremos apenas as informações necessárias para criar e salvar uma ordem de serviço. No final deste documento estão os links de acesso às informações complementares da Ordem de Serviço. 


 

Informações da Ordem de Serviço

Acima estão listadas as informações básicas, para iniciarmos a criação de uma Ordem de Serviço. 

  1. Número Externo – Caso exista algum controle ou formulário externo, é possível adicionar o número deste formulário.
  2. Data de Abertura [informação obrigatória] – Preencher com a data e hora de abertura da OS. Por padrão, o sistema preenche automaticamente a data de hora da abertura da OS. Esta informação pode ser ajustada pelo usuário.
  3. Categoria, Classificação e Fase [informação obrigatória] – Estas informações são adicionadas para ajudar o cliente na gestão das ordens de acordo com a categoria interna dos serviços que prestam. (Veja: Como cadastrar categorias, classificações e fases da Ordem de Serviço).
  4. Prioridade [informação obrigatória] – Nível de Prioridade da Ordem de Serviço (Normal [padrão], Média, Alta).
  5. Responsável [informação obrigatória] – Usuário responsável pela Ordem de Serviço (preenchido automaticamente com usuário logado no sistema iCom).

 

  1. Dados do Cliente [informação obrigatória] – Selecionar o cliente da Ordem de Serviço. É possível selecioná-lo ao clicar na lupa ou usar o atalho [F2] para abrir a pesquisa de clientes, ou clicar no campo “Nome/Razão Social” para listar todos e selecionar o cliente desejado. Informação obrigatória.
    • Contrato – Caso a ordem de serviço seja vinculado á um Contrato, é possível selecioná-lo 
    • Local [informação obrigatória] – Preencher com o local de atendimento da Ordem de Serviço. É automaticamente preenchida informação “Local“. 
  2. Equipamento – O equipamento é usado para gestão e controle de bens ou produtos, que são de posse do cliente, e estão dentro de sua empresa para que um serviço seja realizado nele. Exemplos.: Carros, Caminhões e Tratores para prestadores de serviço em autos. (Veja: Como cadastrar Equipamentos no Sistema iCom).
  3. Outras Informações
    • Prazo – Informação do prazo de conclusão da Ordem de Serviço, caso houver. 
    • Tarefas – É possível adicionar tarefas internas e fazer a gestão através do calendário do sistema
    • Centro de Custo – Informação do Centro de Custo e Plano de Contas da Ordem de Serviço (é preenchido automaticamente de acordo com a configuração padrão do iCom).

 

Na aba de descrições da Ordem de Serviço, iremos preencher as informações básicas e detalhadas da Ordem de Serviço, como: 

  1. Descrição do Serviço [informação obrigatória] – Clique neste campo para preencher uma descrição breve do serviço a ser realizado. 
  2. Informações Complementares – Clique neste campo para preencher os detalhes do serviço. 
  3. Solução Aplicada – Neste campo podem ser inseridos os detalhes de todo serviço que foi realizado. 
  4. Salvar – Clique para salvar as informações inseridas na Ordem de Serviço

Todas as informações acima saem na impressão da ordem de serviço. Porém apenas o campo “Descrição do Serviço” é obrigatório de preenchimento. 


 

Através dos passos acima já é possível salvar a ordem de serviço. Porém existem outras informações complementares que podem ser adicionadas. Confira nos links abaixo como adicionar estas informações complementares: 

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