Como criar Orçamentos de Serviços

Os orçamentos são usados para determinar uma estimativa ou cálculo aproximado de uma venda de produtos ou prestação de serviços. É usado de forma estratégica para atender o financeiro da sua empresa, bem como o financeiro de seus clientes.

Neste documento, veremos como criar um novo orçamento de serviços.

Etapas do Orçamento

Através das etapas listadas abaixo, iremos aprender como fazer orçamento de serviços, de forma completa.

Criar um novo orçamento de serviços

No iCom, na aba de “Serviços(1), clique no botão “Novo Orçamento(2).

Será exibida tela de criação do orçamento de serviços. Preencha a informação de acordo com os campos listados abaixo:

  1. Data de Abertura – Data de abertura do orçamento.
  2. Data de Validade – Data de limite de validade das informações do orçamento.
  3. Prioridade – Prioridade do orçamento (Baixa, Normal, Alta).
  4. Responsável – Usuário responsável pelo orçamento
  5. Cliente – Nome ou Razão social do cliente. ( * Pressione F2 para abrir a consulta de clientes ).
  6. Na aba “Descrição“- Solicitação ou Problema descrito pelo cliente – Descrição da necessidade ou prestação de serviço desejada. ( * campo de texto livre ).
  7. Na aba “Descrição“- Forma de Pagamento – Descrição livre do formato de pagamento aceito por sua empresa. ( * campo de texto livre ).
  8. Botão “Salvar” – Armazena as informações adicionadas ou editadas do orçamento.
Informações básicas do Orçamento

Incluindo serviço no orçamento

Agora iremos começar a incluir os itens que farão parte do nosso orçamento. Os itens que podem ser inclusos em um orçamento de serviços são: Serviços, Serviços de Terceiros e Produtos. Mostraremos como inserir ao orçamento, cada um destes itens, começando pelos serviços:

  1. Clicar na aba “Serviços“.
  2. Clicar em “Novo Serviço“.
  3. Selecione Serviço a ser inserido no orçamento ( * Clique na lupa para pesquisar ou cadastrar um novo serviço. Veja: Como cadastrar Serviços no Sistema iCom ).
  4. Cheque cada um dos itens de acordo com a descrição abaixo
    • Item de contrato – Itens de contratos são usados para determinar se o serviço terá recorrência periódica, como um contrato. Caso esteja marcado, informe a recorrência no campo “Quantidade”.
    • Cobrar item do cliente – Marcar esta opção caso este seja um serviço que irá cobrar de seu cliente.
    • Imprime item na via do cliente – Caso o serviço NÃO seja cobrado do cliente, o sistema permite que seja configurado se o item será ou não apresentado na impressão do orçamento.
  5. Quantidade – Quantidade de vezes que o serviço será executado, precificado e cobrado do cliente. 
  6. Preço – Valor do serviço 
  7. SubTotal – Valor bruto do serviço. Não contempla acréscimos ou descontos.
  8. Acréscimo / Desconto – Informar caso tenha acréscimo ou desconto no valor bruto do serviço. É possível inserir o valor em reais ( R$ ) ou em percentual ( % ).
  9. Total Geral – Informação do total líquido do serviço
  10. Detalhamento do Serviço – Preencha com a descrição completa do serviço que será executado.
  11. Equipamento – Selecione o equipamento do cliente, para vincular o equipamento ao serviço.
  12. Confirmar – Clique para inserir  serviço ao orçamento.
Incluindo serviços ao orçamento

Inclua no orçamento todos os serviços a serem realizados. Na aba “Serviços(1), os serviços inclusos estarão listados, com seus respectivos valores (2). Na parte inferior da tela do orçamento, o valor dos serviços é agregado ao total do orçamento (3).

Incluindo serviços de terceiro

Siga os passos abaixo para inclusão de serviços de terceiro ( mão de obra terceirizada ) no orçamento:

  1. Na aba “Serviço de Terceiros” do orçamento
  2. Clique em “Novo“.
  1. Total a cobrar – Informe o valor a cobrar do cliente
  2. Cobrar do cliente – Com esta opção marcada, o valor informado no campo anterior será adicionado ao total do orçamento. Caso a opção esteja desmarcada, o campo “total a cobrar” será desabilitado e o valor se tornará zero (R$ 0,00).
  3. Observação – Descrição do serviço de terceiros a ser realizado.
  4. Equipamento – Selecione um equipamento do cliente, caso o serviço de terceiro envolva algum. 
  5. Ok – Clique para confirmar a inclusão do serviço de terceiros.

É possível verificar na aba de “Serviço de Terceiros” todos os itens adicionados. Para nosso exemplo, não iremos cobrar pelo serviço de terceiros.

Incluindo Produtos

Agora iremos inserir em nosso orçamento, todos os produtos necessários para execução do serviço de exemplo. 

  1. Na aba “Produtos” do orçamento.
  2. Clique em “Novo Produto“.

Na tela de inclusão de produtos, preencher as informações de acordo com os campos abaixo: 

  1. Código [F3] – Informação do código do produto. Usar a lupa para abrir a consulta de produtos. Após o produto ser inserido, sua descrição será exibida no campo à direita. 
  2. Qtde – Quantidade do produto a ser inserido no orçamento
  3. Unidade – Unidade de medida do produto
  4. Preço Unit – Preço unitário do produto
  5. Total – Valor total do produto (Qtde x Preço Unit)
  6. Cobrar do cliente – Com esta opção marcada, o valor total informado no campo anterior será adicionado ao total do orçamento. Caso a opção esteja desmarcada, o valor do produto não será incluso no total do orçamento.
  7. Observações – Informações adicionais do produto
  8. Equipamento – Selecione um equipamento do cliente, caso o serviço de terceiro envolva algum. 
  9. Salvar – Clique para confirmar a inclusão do produto no orçamento

É possível verificar na aba de “Produtos” todos os itens adicionados. Ao final do orçamento, é possível ver também o valor total dos produtos agregados ao total do orçamento.

Compartilhamento do orçamento

Após a inclusão de todos os itens necessário no orçamento, é possível enviá-lo para seu cliente fazer a análise do orçamento. Serão destacadas as informações dos itens que serão cobrados do cliente, bem como as formas de pagamento descritas. Também é possível compartilhar o orçamento através de PDF, Whatsapp ou E-mail.

Aprovação e reprovação de itens do orçamento

O orçamento disponibiliza uma alta flexibilidade quanto a aprovação ou reprovação por parte do cliente, dos itens inclusos no orçamento. Abaixo veremos todas as formas possíveis de aprovar ou reprovar estes itens.

Aprovar/Reprovar Tudo

Estes botões, como a própria descrição sugere, aprova ou reprova todos os itens do orçamento. Deixando-o com 100% de taxa de aprovação ou reprova.

Botões Aprovar Tudo, Reprovar Tudo e Reabrir Tudo
Exemplo de Aprovação Total do Orçamento
Exemplo de Reprovação Total do Orçamento

Aprovação/Reprovação total por tipo de item

É possível fazer a aprovação ou reprovação total também pelo tipo do item, ou seja, serviços, serviços de terceiros ou produtos. No exemplo abaixo, fizemos a aprovação total de todos os produtos do orçamento.

Aprovação total de todos os produtos do orçamento

Aprovação/Reprovação individual de itens

Neste método, é necessário ir em cada um dos itens do orçamento, de cada uma das abas de serviços, serviços de terceiros e produtos, para fazer a aprovação ou reprovação de cada um deles; de forma individual.

Conclusão do Orçamento e geração da Ordem de Serviço

Finalizado processo de confirmação dos itens aprovados pelo cliente, iremos concluir nosso orçamento. Após marcar os itens aprovados e salvar o orçamento, ele será encerrado para edição, e será automaticamente gerada uma ordem de serviço, com todas as informações do cliente, e todos os itens aprovados do orçamento.

Confirmação de encerramento do orçamento
Informações da Ordem de Serviço gerada. Botão “ver O.S.”

A ordem de serviço gerada através do orçamento contém todos os itens aprovados do orçamento, com seus respectivos valores e estará pronta para ser faturada.

Ordem de serviço gerada pelo orçamento

Através desde documento vimos como criar um orçamento de serviço de forma completa. Desde a criação do orçamento até a geração da ordem de serviço.


 

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